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Was sind Postverteilerschränke?
Postverteilerschränke wie der Büro-Blitz vom gleichnamigen Hersteller sind Schließfächer, die mit vielen kleinen Fächern ausgestattet sind. Diese lassen sich separat oder aber mithilfe eines Generalschlüssels öffnen. Die zentrale Öffnung ist von Vorteil, wenn das System schnell mit Post befüllt werden soll. Größere Pakete lassen sich ebenfalls auf diesem Weg einlagern. Ansonsten erlauben die mit Zylinderschlössern gesicherten Fächer aber nur die Öffnung durch den mit dem passenden Schlüssel ausgestatteten autorisierten Besitzer. Seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DGSVO) haben diese Schließfachsysteme in letzter Zeit an Bedeutung eher noch zugenommen, um wichtige Dokumente in Büros und die Hauspost schnell an alle Mitarbeiter verteilen zu können.
Verteilerschränke für Büros in verschiedenen Farben und Formen
Die Schließfachsysteme wie z.B. von Büro Blitz angeboten werden, gibt es in ganz unterschiedlichen Ausführungen. Oft sind sie grau oder blau, aber auch rote, grüne und gelbe Modelle finden sich im Fachhandel. Besondere Akzente im Büro setzen mehrere solcher Schränke in rot, grün, blau und gelb nebeneinander aufgestellt. Nicht immer bestehen diese Schränke aus Metall. Denkbar sind genauso Modelle aus Holz oder anderweitigen Materialien. Auch was die Anzahl der Fächer betrifft, bestehen erhebliche Unterschiede. Üblich sind zumeist 20 bis 40 Fächer in variabler Anordnung. Einige Schränke gehen in die Horizontale, während andere vertikal ausgerichtet sind. Natürlich steht es Betrieben frei, mehrere kleine Verteilerschränke nebeneinander aufzustellen, sodass sich im Endeffekt auch ein größerer Schrank ergibt. Schließlich finden sich neue und gebrauchte Modelle. Manchmal sind an den Innenseiten der Türen hochwertige Kunststoffpuffer angebracht, um die Türen geräuscharm öffnen und schließen zu können.
Vorteile von Verteilerschränken in Büros
Vertrauliche Post und weitere Dokumente können mittels Verteilerschränken professionell verwaltet werden. Der Briefeinwurfschlitz gestattet die sichere Übermittlung von Post. Außerdem können personenbezogene Daten sicher verarbeitet werden. Die meisten der Schließschränke erlauben den Einwurf von großen und kleinen Briefen gleichermaßen. Und sind an die jeweiligen Bedürfnisse im Büro anpassbar. Eine Zentralverriegelung zahlt sich auch dann aus, wenn Mitarbeiter im Urlaub sind, die Post von diesen aber nicht unbearbeitet im Verteilerschrank liegen bleiben soll. Durch eine sichere Verschweißung geht es auch nicht so einfach, die Schränke als Ganzes durch Räuber zu entfernen.
Branchenspezifische Verteilersysteme
Je nach Branche, welche die Verteilerschränke nutzt, stellen sich unter Umständen andere Ansprüche an die Aufbewahrung und Verteilung von Hauspost und wichtigen Dokumenten. Im Gesundheitssystem ist es oft nötig, Dokumente über mehrere Tage oder gar Wochen sicher zu verwahren, da das Personal an anderen Orten tätig ist. In großen Betrieben sowie an Universitäten haben Dozenten die Möglichkeit, externe Post zugestellt zu bekommen. Genauso können Studenten ihre Hausarbeiten im Fach ihres Professors einwerfen.
Was gilt es sonst noch zu beachten?
In Gebäuden, in denen auch fremde Mieter unterwegs sind, ist es besser, auf Verteilerschränke mit einer Zentralöffnung zu verzichten, da es sonst womöglich zu einer Verletzung oder Bedrohung des Briefgeheimnis-Dritter kommen könnte. Hier sollte nur jeder Mitarbeiter selbst sein Fach öffnen können. Eine klare Beschriftung jedes einzelnen Fachs erleichtert die schnelle Zuordnung jedes Fachs und die reibungslose Zustellung der Hauspost.
