Nach Jahren des nervenaufreibenden Multitaskings empfehlen heute immer mehr Experten das Monotasking. Der neue Stil des fokussierten Arbeitens soll wesentlich zur Steigerung der Produktivität, Arbeitsqualität, Zufriedenheit und Gesundheit beitragen. Besteht in einem Unternehmen sowohl auf Seiten des Arbeitgebers als auch der Arbeitnehmer die Bereitschaft dazu, genügen schon wenige Maßnahmen für eine Umsetzung.
In nur zehn Minuten legt man eine Struktur für den kommenden Arbeitstag fest: Was muss erledigt werden? Was will man am Ende des Tages erreicht haben?
Prioritäten bilden den Rahmen der Arbeit. Dafür die verschiedenen Aufgaben nach Anspruch oder Wichtigkeit ordnen – zum Beispiel in A, B und C einteilen. Für A-Aufgaben 45 bis 60 Minuten konzentriertes Arbeiten einplanen. Aber Achtung: Nur wirklich (!) eilige oder wichtige Aufgaben mit Priorität A versehen!
„Stille Stunden“ auf die Agenda setzen. Experten empfehlen, sich täglich mindestens eine Stunde absoluter Ruhe für völlig ungestörtes, konzentriertes Arbeiten zu schaffen.
Störenfriede müssen draußen bleiben. Um in Ruhe arbeiten zu können, ist es wichtig, potenzielle Unterbrechungen zu vermeiden. Also während des konzentrierten Arbeitens zum Beispiel das Telefon einfach mal klingeln lassen und später zurückrufen!
„Stille Stunden“ im Team kommunizieren. Telefon und E-Mails auszublenden bringt nichts, wenn die zur Konzentration gedachten Arbeitsphasen trotz-dem von den Kollegen unterbrochen werden. Deshalb konzentrierte Arbeitsphasen im Team kommunizieren, um Rücksicht bitten und diesen Respekt auch den Kollegen erweisen!
Kurze Pausen einlegen und sich sammeln. Um auch am Ende des Tages noch konzentriert arbeiten zu können, sollte man zwischendurch regelmäßig, etwa jede Stunde, alle Gedanken loslassen, den Blick schweifen lassen und kurz entspannen. Nach einem bewussten Moment der Zerstreuung kann man sich wieder leichter auf ein Thema fokussieren!
Ohne Selbstdisziplin geht es nicht. Oft sind es äußere Faktoren, die die Arbeit unterbrechen. Doch viele Betroffene sind daran längst so gewöhnt, dass es sie sogar unruhig, nervös, reizbar und unkonzentriert macht, wenn Störungen ausbleiben. Dann ist es wichtig, sich nicht selbst abzulenken, son-dern sich bewusst auf die anstehende Aufgabe zu fokussieren!
Kommunikation – so ein Stress!?
Zur Vermeidung von Stressbelastung durch technische Kommunikationsmittel empfehlen Experten wie Professor Dr. Miriam Meckel von der Universität St. Gallen, Schweiz, zudem unter anderem:
- Feste Zeiten für die mobile Erreichbarkeit definieren und im Unternehmen kommunizieren.
- Fixe Zeitpunkte bestimmen – für die Bearbeitung von E-Mails wie auch für die Erledigung von Telefonaten. Das gilt auch für Arbeitsbesprechungen mit Kollegen!
- E-Mails nach Priorität sortieren. Weniger dringende Nachrichten zunächst ablegen und zu einem festgelegten späteren Zeitpunkt beantworten.